EUROREP SAPI
Guía Oficial de Postventa
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EUROREP S.A.P.I. DE C.V. • SISTEMA POSTVENTA

Manual de Uso: Administrador y Supervisor Operativo (SAPI Postventa)

🏢 Eurorep CRM & Operaciones ⚙️ SAP Business One & Supabase 📅 Vigencia 2026 📘 Guía Oficial del Sistema

Esta guía te proporcionará el conocimiento completo y detallado para operar la consola administrativa y operativa de SAPI Postventa (Eurorep CRM). Desde aquí coordinarás el parque de maquinaria, contratos de renta, asignación de órdenes de servicio, auditoría de reportes técnicos, cálculo de nómina semanal de viáticos, integración con SAP Business One y el control integral de accesos y seguridad.

📊 1. Monitoreo Global, Dashboards y Geolocalización

Al iniciar sesión con perfil superadmin, admin o supervisor, accederás al Dashboard Administrativo:

  • KPIs Operativos en Tiempo Real:
  • Tickets Abiertos: Solicitudes de clientes pendientes de diagnóstico o cotización.
  • Órdenes en Proceso: Servicios de campo activos en ejecución técnica.
  • Rentas Vigentes: Equipos colocados en arrendamiento en obras y plantas.
  • Técnicos Disponibles: Técnicos sin asignación activa en el día en curso.
  • Mapa de Maquinaria y Sitios (Leaflet):
  • Visualización geográfica interactiva de todas las máquinas registradas y frentes de trabajo (obras, plantas y minas).
  • Los marcadores se colorean según el estado del equipo (Operativo, En Mantenimiento, En Renta, Con Falla Reportada).
  • Alertas de SLA y Compromiso:
  • Notificaciones visuales si existen tickets de prioridad Crítica sin asignar o servicios que superan el tiempo límite comprometido.

📑 2. Módulo de Gestión de Rentas de Maquinaria

El módulo de rentas centraliza el control físico, temporal y contractual de los equipos en arrendamiento:

2.1 Alta de Contrato de Renta:

  1. Dirígete a la sección "Rentas" en el menú lateral y haz clic en "Nueva Renta".
  2. Selecciona el Cliente / Razón Social y el Sitio de Entrega.
  3. Elige la Maquinaria del inventario disponible (el sistema filtrará automáticamente los equipos que no tengan otro contrato activo).
  4. Define la Fecha de Inicio, Fecha Estimada de Devolución, Tarifa de Renta y el límite de horas permitidas por turno/mes.
  5. Haz clic en "Crear Contrato de Renta".

2.2 Proceso de Entrega (Check-in):

Al entregar el equipo al cliente en sitio:

  • Se ejecuta el checklist de inspección inicial de entrega.
  • Se registra el Horómetro de Entrega, nivel de combustible (1/4, 1/2, 3/4, Lleno) y estado de limpieza.
  • Se capturan fotografías del estado físico del equipo (frente, laterales, cabina, tren de rodaje/llantas, motor).
  • Se recaba la firma digital de recepción del cliente.

2.3 Proceso de Recepción (Check-out) y Devolución:

Al concluir el contrato de renta:

  1. Abre la renta activa y selecciona "Procesar Devolución (Check-out)".
  2. Captura el Horómetro Final de recepción y nivel de combustible.
  3. El sistema calcula de forma automatizada las Horas Totales Trabajadas y si existen Horas Excedentes con respecto a la cuota contratada para su facturación adicional.
  4. Se registran las fotos finales y reporte de daños o faltantes en caso de existir.
  5. El equipo vuelve a quedar disponible en el catálogo general.

📍 3. Gestión Multi-Sitio y Catálogos de Clientes

Para garantizar que los técnicos lleguen con precisión al lugar del servicio:

  • Catálogo de Sitios por Cliente: En la sección "Sitios", cada empresa puede tener múltiples frentes de trabajo (ej. Planta Monterrey, Mina El Rosario, Bodega Tultitlán).
  • Georreferenciación: Permite capturar coordenadas GPS (Latitud y Longitud) y referencias de acceso terrestre.
  • Asignación Automática: Al seleccionar una máquina en un ticket u orden de servicio, el sistema sugiere automáticamente su último sitio asignado.

🎫 4. Gestión Integral del Ciclo de Tickets de Soporte

El módulo de tickets es el núcleo de la trazabilidad entre el cliente, ventas y servicio técnico:

4.1 Recepción y Asignación de Tickets:

  1. Ve a "Tickets" en el menú lateral.
  2. Abre cualquier ticket con estatus Reportado.
  3. Revisa la descripción de la falla, evidencias fotográficas y horómetro reportado.
  4. En el selector "Asignado A", elige al técnico responsable. El sistema enviará el servicio al calendario personal del técnico.

4.2 Integración Comercial con SAP Business One:

  1. Si el ticket requiere refacciones o cobro de servicio:
  • Realiza la cotización en SAP B1.
  • En la ficha del ticket, selecciona el número de Cotización SAP sincronizado, ingresa el monto total y sube el PDF de la cotización.
  • Cambia el estatus a Cotizado para que el cliente reciba la notificación en su portal.
  1. Aprobación del Cliente:
  • Cuando el cliente aprueba la cotización desde su portal, el ticket pasa a estatus En Proceso.
  • El cliente puede adjuntar su Orden de Compra (OC) o ficha bancaria.
  1. Liberación con Pedido SAP:
  • Genera el pedido de venta en SAP Business One.
  • Vincula el número de Pedido SAP en el ticket y sube el PDF del pedido para liberar la refacción en almacén.
  • El ticket avanza a estatus Orden de Servicio para programarse en campo.

4.3 Gestión de Tickets-A (Refacciones de Campo):

  • Cuando un técnico reporta en campo refacciones adicionales necesarias (Refacciones Necesarias en su orden móvil), el sistema autogenera un Ticket-A con folio TKT-[OS]-A.
  • Este ticket inicia directamente en estatus Refacciones con los equipos bloqueados para evitar desvinculaciones accidentales.
  • El administrador procede a cotizar las piezas en SAP y continuar el ciclo comercial.

4.4 Comunicación: Chat Externo vs. Notas Internas:

  • Chat Externo: Mensajes visibles para el cliente (acuerdos de visita, aclaraciones de cotización).
  • Notas Internas: Comentarios privados protegidos por políticas RLS en Supabase, accesibles únicamente para administradores, supervisores y técnicos.

📅 5. Programación y Control del Calendario Operativo

El calendario central (basado en FullCalendar) permite coordinar la agenda operativa del equipo:

  1. Ve a la sección "Calendario".
  2. Creación de Asignaciones de Servicio:
  • Haz clic sobre la fecha y técnico deseado.
  • Vincula la Orden de Servicio (OS) y el Ticket correspondiente.
  • Define la ventana de tiempo (fecha/hora inicio y fin).
  • Al guardar, la asignación se sincroniza de inmediato con el dispositivo móvil del técnico.
  1. Bloqueos de Agenda e Incidencias:
  • Puedes programar eventos de tipo: Vacaciones, Descanso, Incapacidad, Capacitación, Junta Operativa.
  • Los técnicos con eventos de descanso o vacaciones quedan bloqueados para asignación de nuevos servicios en esas fechas.

📝 6. Auditoría, Depuración y Cierre de Órdenes de Servicio

Una vez que el técnico concluye una orden de servicio en campo (estatus Completado), el administrador debe auditarla:

Puntos de Auditoría Obligatorios:

  1. Bitácoras Diarias y Tiempos: Validar horas efectivas de trabajo en sitio, horas de traslado de ida y regreso, y descripción narrativa de actividades.
  2. Checklist de 15 Puntos de Inspección: Verificar que el técnico haya evaluado el estado físico de los componentes mecánicos, hidráulicos y eléctricos.
  3. Horómetro Final y Kilometraje: Comprobar congruencia en el horómetro capturado contra el historial previo del equipo.
  4. Refacciones Consumidas: Verificar los códigos y cantidades de piezas tomadas del catálogo de SAP.
  5. Firmas Digitales: Confirmar la presencia de la firma de conformidad del cliente en obra y la firma del técnico.

Herramienta de Depuración de Órdenes (Solo Superadmin):

  • En la barra superior y en preferencias, el Superadmin cuenta con el Depurador de Órdenes y Tickets.
  • Permite auditar órdenes huérfanas, regenerar relaciones de tickets de refacciones faltantes y corregir inconsistencias en la base de datos de Supabase.

💵 7. Reporte Semanal de Técnicos y Control de Nómina de Viáticos

Esta herramienta automatiza la conciliación semanal de servicios y viáticos para el pago a técnicos:

  1. En la vista de servicios o técnicos, haz clic en "Reporte Semanal de Técnicos".
  2. Selector de Semana: Selecciona cualquier fecha; el sistema calculará la semana de Lunes a Domingo.
  3. Matriz de Control:
  • Muestra cada técnico en una fila y cada día de la semana en columnas.
  • Indicadores por color:
  • 🟡 Amarillo: Servicio realizado en campo.
  • 🔵 Azul: Servicio programado pendiente.
  • 🟣 Morado: Días de vacaciones o descanso.
  • Días con Servicio: Sumatoria automática de jornadas en campo.
  • Pago Sugerido ($): Estimación económica basada en tarifas de servicio y viáticos aprobados.
  • Observaciones: Campo editable para notas contables.
  1. Exportación: Haz clic en "Exportar CSV" para descargar el archivo compatible con Excel para el área de recursos humanos y finanzas.

⚙️ 8. Mapeo Dinámico de Columnas y Catálogos

Para personalizar cómo se presentan las tablas de datos sin modificar código:

  1. Ve a "Ajustes de Tablas / Mapeos".
  2. Selecciona la entidad deseada (Clientes, Maquinaria, Refacciones, Sitios).
  3. Configura qué campos de Supabase o SAP se muestran, su orden y sus etiquetas en pantalla.
  4. Guarda la configuración para aplicarla instantáneamente a toda la organización.

🔄 9. Sincronización con SAP Business One (Service Layer)

El middleware de integración mantiene sincronizados los catálogos clave entre SAP B1 y Supabase:

  • Módulos Sincronizables: Socios de Negocios (Clientes), Artículos y Refacciones (con listas de precios y marcas @OK_MARCA), Sitios de Entrega, Empleados Técnicos, Cotizaciones y Pedidos.
  • Sincronización Manual: En Preferencias > Integración SAP, presiona "Sincronizar Todo" o el botón individual por módulo para forzar una actualización inmediata.
  • Manejo de Sesión SAP: El sistema utiliza cookies de sesión reutilizables almacenadas en Supabase (config > sap_session) para evitar bloqueos por inicios de sesión concurrentes en SAP.

👥 10. Gestión de Usuarios, Roles y Modo Sandbox

Control de Roles y Accesos:

  • Asigna roles específicos a los usuarios:
  • superadmin: Acceso irrestricto a toda la plataforma, configuración de sistemas, depuradores y manuales de desarrollo.
  • admin / supervisor: Control operativo, asignación de órdenes, auditoría de tickets, rentas, finanzas y reportes.
  • tecnico: Vista móvil enfocada en órdenes asignadas, bitácoras, checklist y viáticos.
  • cliente: Acceso restringido a sus equipos, rentas, tickets y órdenes propias.
  • Simulador de Perfiles (Role Switcher): El Superadmin puede simular la vista de cualquier técnico o rol desde el selector superior para auditar su experiencia de usuario sin cerrar sesión.
  • Aprobación de Clientes: Autoriza o rechaza los registros de nuevos clientes en la pestaña de usuarios.

Modo Sandbox (Entorno de Pruebas):

  • Permite activar un entorno aislado para capacitación de personal o pruebas operativas sin alterar la base de datos de producción de Supabase ni emitir peticiones reales a SAP.