Manual de Flujo Completo del Sistema (SAPI Postventa)

Este manual documenta de forma exhaustiva el ciclo de vida completo end-to-end de un requerimiento técnico o contrato de renta dentro de la plataforma SAPI Postventa (Eurorep CRM), detallando la interacción coordinada entre el Cliente, la Mesa de Ayuda Comercial, la Coordinación Operativa, los Técnicos de Campo, el departamento de Contabilidad / Nómina y la integración automatizada con Supabase, Microsoft OneDrive y SAP Business One.

🔄 1. Mapa General del Flujo de Trabajo End-to-End

El ciclo operativo de SAPI sigue una secuencia estructurada y validada para garantizar la calidad en el servicio, la disponibilidad del parque de maquinaria y la precisión fiscal y contable:

[1. Requerimiento / Renta] ➔ [2. Cotización SAP] ➔ [3. Autorización y OC] ➔ [4. Calendario]
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[8. OneDrive & SAP B1] ◄── [7. Control Gastos] ◄── [6. Ejecución Campo] ◄── [5. Carga Offline]
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[9. Tickets-A de Refacciones de Campo]

📱 2. Las 8 Fases del Ciclo Operativo

Fase 1: Entrada de Requerimiento (Cliente o Mesa de Ayuda)

Todo servicio inicia con la detección de una necesidad operativa por dos vías:

• Vía A: Ticket de Soporte Técnico:

1. El cliente entra a su portal (cliente.html) o el coordinador atiende una llamada en la oficina.
2. Se selecciona la Maquinaria, la Ubicación (Sitio/Obra) y se captura el Horómetro Actual.
3. Se define la categoría (Correctivo, Preventivo, Refacciones, Garantía) y se suben fotos de la falla.
4. El ticket se guarda con estatus Reportado.

• Vía B: Contrato de Renta de Maquinaria:

1. La administración genera el contrato de arrendamiento vinculando el cliente, sitio y equipo disponible.
2. Se programa la entrega y se emite la hoja de inspección inicial (Check-in).

Fase 2: Diagnóstico y Cotización Comercial en SAP B1

Antes de enviar personal a campo (a excepción de diagnósticos de urgencia):

1. El equipo técnico y comercial evalúa las piezas requeridas y tiempos estimados.
2. Se elabora la Cotización de Venta en SAP Business One.
3. En la ficha del ticket en SAPI, el administrador vincula el número de cotización sincronizado, captura el monto y sube el PDF comercial oficial.
4. El ticket cambia a estatus Cotizado y se envía una notificación al portal del cliente.

Fase 3: Autorización del Cliente, Carga de OC y Generación de Pedido SAP

1. El cliente revisa la cotización y los conceptos desglosados en su portal.
2. Si está de acuerdo, presiona el botón "Aceptar Cotización" y el ticket pasa a estatus En Proceso.
3. El cliente puede adjuntar de forma inmediata el PDF de su Orden de Compra interna (OC) o el comprobante de transferencia bancaria.
4. Con esta aprobación, la administración ingresa a SAP Business One y genera el Pedido de Venta (Sales Order) para apartar las refacciones en almacén.
5. El administrador vincula el número de pedido y su PDF en el ticket, avanzando a estatus Orden de Servicio.

Fase 4: Programación y Asignación en el Calendario Operativo

1. El coordinador abre el Calendario Operativo en SAPI.
2. Selecciona la fecha y asigna a uno o más técnicos de campo.
3. Vincula la Orden de Servicio (OS) y el Ticket liberado.
4. El sistema notifica al técnico y coloca el servicio en su agenda móvil personal.

Fase 5: Preparación y Descarga Offline (¡OBLIGATORIO ANTES DE SALIR!)

Fase 6: Ejecución Técnica del Servicio en Obra

En el frente de trabajo, el técnico sigue el protocolo obligatorio paso a paso en su aplicación móvil:

1. Foto de Inicio (Entrada): Toma y subida de la evidencia fotográfica del estado del equipo antes de iniciar cualquier maniobra.
2. Bitácora Diaria y Tiempos de Traslado: Registro diario de horas de entrada/salida a la obra, horas de traslado de ida y vuelta, y descripción del trabajo ejecutado.
3. Checklist Técnico de 15 Puntos: Evaluación visual y funcional de motor, niveles de fluidos, sistema hidráulico, sistema eléctrico, mangueras, fugas, batería y seguridad.
4. Horómetro Real: Captura obligatoria de las horas de trabajo acumuladas y foto del marcador físico.
5. Consumo de Refacciones de SAP: Búsqueda e incorporación de las piezas instaladas tomadas del inventario oficial.
6. Evidencias Finales (Foto de Salida): Fotografías del trabajo terminado y de componentes reemplazados.
7. Firmas Digitales de Conformidad: Captura en pantalla de la firma digital del encargado del cliente y del técnico de servicio. Al guardar, la orden cambia a Completado.

Fase 7: Rendición de Gastos de Viaje y Conciliación Clara

Durante o al finalizar el servicio:

1. El técnico captura sus comprobantes de viáticos (gasolina, casetas, alimentos, hotel) en el módulo de Control de Gastos.
2. Si utilizó la tarjeta de crédito corporativa Clara, localiza la transacción bancaria y presiona "Comprobar" adjuntando el ticket o factura electrónica XML/PDF.
3. El administrador utiliza el módulo de Conciliación de Gastos para validar las transacciones contra los archivos del SAT y autorizar los reembolsos o integrarlos a la nómina semanal.

Fase 8: Cierre Técnico, Reporte PDF, OneDrive y Sincronización SAP

Al validarse la orden de servicio en campo:

1. Generación del Reporte Oficial: El motor del sistema compila automáticamente el Reporte Técnico de Servicio Eurorep en formato PDF, integrando logotipos, bitácoras, evidencias fotográficas, refacciones y firmas digitales vectoriales.
2. Almacenamiento Corporativo en OneDrive: El archivo PDF se deposita de manera automatizada en el repositorio de Microsoft OneDrive bajo la estructura:

OneDrive/Eurorep CRM/Clientes/[Nombre del Cliente]/[Folio OS].pdf

1. Sincronización con SAP B1: Las refacciones consumidas se descargan del inventario de SAP y el ticket se marca como Cerrado para proceder a su facturación final.
2. Disponibilidad para el Cliente: El cliente puede visualizar y descargar su reporte técnico oficial directamente desde su portal.

🧩 3. Ciclo Post-Servicio: Autogeneración de Tickets-A de Refacciones

Si durante la inspección en campo el técnico detectó piezas con desgaste prematuro y las anotó en la sección de "Refacciones Necesarias":

1. El sistema crea de forma automática un Ticket-A (folio TKT-[OS]-A) en estatus Refacciones.
2. Los equipos quedan protegidos contra desvinculación accidental.
3. El área de ventas cotiza de inmediato estas refacciones en SAP B1 y el ciclo comercial se reinicia de forma proactiva, evitando que la máquina sufra un paro no programado en el futuro.

👥 4. Matriz de Roles y Responsabilidades