EUROREP SAPI
Guía Oficial de Postventa
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EUROREP S.A.P.I. DE C.V. • SISTEMA POSTVENTA

Manual de Uso: Control de Gastos, Viáticos e Integración Clara (SAPI Postventa)

🏢 Eurorep CRM & Operaciones ⚙️ SAP Business One & Supabase 📅 Vigencia 2026 📘 Guía Oficial del Sistema

Esta guía te guiará paso a paso en el uso del módulo de Control de Gastos y Viáticos de SAPI Postventa, desde la captura móvil de tickets en campo por parte de los técnicos, la vinculación y comprobación de tarjetas corporativas Clara, la lectura automática de facturas electrónicas XML/PDF del SAT, hasta la conciliación y auditoría financiera por parte de la administración.

🎯 1. Propósito del Módulo de Control de Gastos

El módulo de finanzas y viáticos de SAPI Postventa tiene como objetivo:

  • Permitir a los técnicos de campo comprobar sus gastos de viaje de forma inmediata desde su celular sin esperar a regresar a la oficina.
  • Eliminar la captura manual de datos fiscales mediante un extractor inteligente de facturas XML y PDF.
  • Descargar y conciliar en tiempo real los cargos efectuados con las tarjetas de crédito corporativas Clara.
  • Generar reportes contables auditados para el reembolso de viáticos y control de nómina semanal.

💵 2. Registro Manual de Gastos de Viaje (Técnicos)

Si realizaste un gasto en efectivo o con recursos propios durante una orden de servicio (gasolina, casetas, alimentos, hospedaje o refacciones de emergencia):

  1. Ve a la sección "Control de Gastos" en el menú lateral.
  2. Haz clic en el botón "Registrar Gasto".
  3. Completa los campos solicitados:
  • Fecha del Gasto: Día exacto de la compra.
  • Concepto: Breve descripción del consumo (ej. "Combustible para camioneta de servicio en traslado a Mina Guanajuato").
  • Categoría: Selecciona entre:
  • Gasolina / Combustible
  • Casetas de Peaje
  • Alimentos / Viáticos
  • Hospedaje / Hotel
  • Materiales / Herramientas Menores
  • Otros Gastos Operativos
  • Monto Total: Importe numérico exacto con centavos.
  • Moneda: MXN (Pesos Mexicanos) o USD (Dólares).
  • Evidencia Fotográfica: Toma una fotografía nítida del ticket físico de compra o nota de remisión.
  1. Haz clic en "Guardar Gasto".
ℹ️ NOTA INFORMATIVA
El gasto quedará registrado con estatus "Pendiente de Aprobación" en tu lista personal hasta que sea auditado por el área administrativa.

💳 3. Integración con Tarjetas Corporativas Clara

Si Eurorep te ha asignado una tarjeta de crédito corporativa Clara (física o virtual), puedes vincularla para comprobar tus compras de forma directa:

3.1 Vincular tu Tarjeta Clara (Configuración única):

  1. En el módulo de gastos, ingresa a la pestaña "Mis Tarjetas Clara".
  2. Haz clic en "Vincular Tarjeta".
  3. Captura los últimos 4 dígitos de la tarjeta y asigna un Alias identificador (ej. "Tarjeta Campo - [Tu Nombre]").
  4. Presiona "Vincular". A partir de este momento, los cargos de dicha tarjeta se sincronizarán con tu cuenta.

3.2 Comprobar un Cargo de Tarjeta Clara:

  1. Dirígete a la pestaña "Transacciones Clara".
  2. Verás el listado de cargos bancarios descargados en tiempo real (comercio, fecha y monto).
  3. Localiza el cargo que deseas comprobar y presiona el botón "Comprobar".
  4. Sube la foto del ticket o, preferentemente, selecciona la factura electrónica XML/PDF previamente cargada.
  5. Al guardar, el cargo cambiará a estatus Comprobada y estará listo para la conciliación contable.

📄 4. Extractor Inteligente de Facturas Electrónicas (CFDI XML y PDF)

Para agilizar la comprobación fiscal y evitar errores de dedo, el sistema cuenta con un motor de lectura automática de comprobantes digitales del SAT:

  1. Ve a la pestaña "Subir Facturas".
  2. Arrastra o selecciona tus archivos de factura (formatos .XML y .PDF). Puedes cargar múltiples archivos de forma simultánea.
  3. Haz clic en "Procesar Facturas".
  4. El motor analizará la estructura fiscal y extraerá automáticamente:
  • Razón Social del Emisor (Proveedor).
  • RFC del Emisor.
  • Fecha y Hora de Emisión.
  • Subtotal, Desglose de Impuestos (IVA, IEPS, Retenciones) y Monto Total.
  • Folio Fiscal Digital (UUID de 36 caracteres).
  1. El sistema mostrará una tabla de previsualización con los datos extraídos. Verifica que todo sea correcto y presiona "Guardar Facturas". Las facturas quedarán almacenadas en el inventario digital listas para ser enlazadas a los gastos.

🔄 5. Módulo de Conciliación de Gastos (Administración y Finanzas)

La conciliación es el proceso mediante el cual la oficina de administración audita y enlaza los cargos bancarios con sus facturas fiscales oficiales correspondientes:

  1. Inicia sesión con perfil admin, supervisor o superadmin y entra a "Control de Gastos".
  2. Abre la pestaña "Conciliación de Gastos".
  3. La interfaz se divide en dos paneles interactivos:
  • Panel Izquierdo (Transacciones y Gastos Reportados): Lista de cargos de tarjetas Clara y viáticos manuales en espera de auditoría.
  • Panel Derecho (Facturas SAT Disponibles): Inventario de facturas XML/PDF procesadas por los técnicos.

Auto-Conciliación Inteligente:

  • El sistema ejecuta un algoritmo de coincidencia que analiza automáticamente montos idénticos, fechas cercanas (±3 días) y RFC del emisor.
  • Si el sistema detecta una coincidencia certera, la resaltará con un borde verde brillante y mostrará el botón "Aceptar Sugerencia de Conciliación".
  • Al hacer clic, la transacción bancaria y la factura fiscal quedan automáticamente asociadas y validadas.

Conciliación Manual:

  • Si no hubo coincidencia automática (por ejemplo, propinas adicionales no facturadas o compras combinadas):
  1. Selecciona la transacción en la columna izquierda.
  2. Selecciona la factura fiscal correspondiente en la columna derecha.
  3. Presiona el botón "Conciliar Registros Seleccionados".

📊 6. Ciclo de Estatus del Gasto y Reportes de Nómina

Cada gasto reportado transita por los siguientes estados:

MAPA DE FLUJO OPERATIVO SAPI POSTVENTA 
[Pendiente / Reportado] ➔ [Comprobado] ➔ [Conciliado] ➔ [Aprobado]
  • Pendiente: Registrado en campo sin comprobante adjunto.
  • Comprobado: Cuenta con ticket fotográfico o factura preliminar.
  • Conciliado: Enlazado con su comprobante fiscal CFDI (XML) validado en SAT.
  • Aprobado: Validado por el administrador para su inclusión en la nómina semanal o reembolso.
  • Rechazado: Si el comprobante es ilegible, no deducible o no corresponde a la operación (se envía notificación al técnico con el motivo).

Exportación a Contabilidad:

  • En cualquier momento, el administrador puede aplicar filtros por Técnico, Rango de Fechas o Periodo de Nómina Semanal y presionar "Exportar a Excel / CSV" para enviar la relación de gastos al departamento contable de Eurorep.